jenis-jenis arsip

Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan tulisan seperti yang kerap dianggap oleh kebanyakan orang, tetapi di sebagian besar kantor, arsip juga berupa surat atau dokumen berbentuk lemberan kertas, Saat ini, bentuk arsip tidak hanya lembaran data yang diturnpuk dalam satu tempat menjadi satu (arsip konvensional), tetapi sudah berkembang dalam bentuk softcopy (disimpan dalam bentuk CD, video, kaset, atau flashdisc). Arsip yang seperti ini disebut dengan arsip elektronik. Berikut ini jenis-jenis arsip :

Berdasarkan Fungsi

Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dapat dibedakan menjadi:

(a) Arsip dinamis, 

yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam  perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

(b) Arsip statis, 

yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. 

Ciri ciri Arsip dinamis :

Arsip masih aktualn dan berkas secara langsung diperlukan dan dipergunakan

Senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsi

1.  Arsip aktif

2.  Arsip semi aktif

3.  Arsip in aktif

Arsip Berdasarkan Media

1.  Arsip berbasis kertas / konpensional arsip

2.  Arsip pandang dengar / audio visual

3.  Arsip karto grafik / arsitektural

4.  Arsip elektronik

Berdasarkan Nilai Guna

Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:

a. Nilai guna primer yaitu :

               Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.

Nilai guna primer meliputi: 

Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. 

Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu :  arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan. 

b. Nilai guna sekunder yaitu : 

             Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional.

Nilai guna sekunder, juga meliputi:

Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.  

Berdasarkan sifat

Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :

Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.

Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum.

Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :

Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu. 

Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

Berdasarkan Keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas:

1.  arsip asli,

2.  arsip tembusan,

3.  arsip salinan, dan

4.  arsip petikan.

Berdasarkan Subyeknya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya. 

Arsip Menurut Subjek atau Isinya

Contoh dari arsip ini adalah :

arsip keuangan, seperti laporan keuangan, bukti pembayaran, bukti pernbelian, surat perintah mernbayar, dan claftar gaji;

atau arsip kepegawaian, seperti data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, dan surat pengangkatan pegawai

Faktor penyebab kerusakan Arsip

Fungsi yang penting tetapi sering diabaikan dalam penataan arsip untuk menjamin kelestarian informasi yang dikandung di dalam arsip adalah pemeliharaan dan perawatan fisik.

Sebelum membahas masalah pemeliharaan dan perawatan arsip perlu dikemukakan sebab-sebab kerusakan arsip.

Pada dasarnya kerusakan arsip disebabkan oleh 3 faktor, yakni biologis, fisik, dan kimiawi. Disamping itu terdapat faktor-faktor lain seperti banjir, kebakaran dan kerusakan lainnya akibat perbuatan manusia itu sendiri, baik yang disengaja maupun tidak.

A.    Faktor Biologi.

 Kerusakan yang disebabkan oleh faktor biologi banyak menimpa di daerah tropis. Yang termasuk kategori biologis antara lain jamur dan serangga.

 Masalah jamur ini perlu mendapat perhatian yang besar. Bakteri penyebab tumbuhnya jamur ini begitu kecilnya, sehingga sangatlah sulit untuk dapat dilihat dengan mata biasa. Jamur ini dapat membusukkan selulos dan kertas. Biasanya kertas berubah menjadi kuning, coklat datu bintik-bintik hitam. Disamping membusukkan selulos, jamur juga merusakkan perekat serta melengketkan antara satu kertas dengan kertas lainnya.

 Jamur tumbuh terutama disebabkan oleh faktor lingkungan, seperti kelembaban, temperatur dan cahaya. Faktor kelembaban dan temperaturlah sebetulnya yang paling berpengaruh. Faktor lain yang memungkinkan untuk tumbuhnya jamur adalah ruang penyimpanan yang terlalu gelap dan kelembaban di atas 0% RH (relative humidity ).

Disamping itu, jamur juga menyebabkan timbulnya "foxing" yaitu bintik-bintik coklat pada kertas. Ini banyak terjadi pada kertas-kertas tua. Bintik-bintik tersebut sebagai akibat dari reaksi kimia antara campuran besi yang terkandung di dalam kertas dan asam organik yang dikeluarkan oleh jamur.

 Serangga berbahaya bagi arsip dan merupakan masalah yang pelik di negara tropis. Serangga sering diketemukan di berbagai tempat di dalam gedung yang gelap. Mereka biasanya membuat sarang di antara lembar-lembar arsip, rak, almari, laci dan sebagainya. Lem atau perekat dari tepung kanji merupakan makan yang mereka gemari. Sehingga tidak mengherankan jika jilid dan buku/arsip mendapat prioritas utama untuk dimakan/dirusak. Selain itu mereka juga merusak kertas, foto, label dan sebagainya. Beberapa jenis serangga yang menyerang kertas antara lain rayap, ngengat (silferfish), kutu buku (bookworm), dan psocids (semacam kutu buku).

B.    Faktor Fisik.

 Kerusakan fisik disebabkan oleh faktor cahaya, panas dan air. Ketiganya merupakan penyebab perubahan photochemical, hydrolytic atau oxidatic di dalam kertas. Penyebab utama dari kehancuran kertas oleh faktor cahaya adalah sinar ultraviolet. Ultraviolet dapat merusakkan selulos kertas dan bahan-bahan lain arsip, tekstil, lukisan, dan sebagainya.

 Disamping akibat ultraviolet, juga akibat dari "radiant energy" (kekuatan radian).Kekuatan radian adalah kekuatan dari gerak gelombang sinar yang mengenai suatu objek. Beberapa atau sebagian dari kekuatan radian ini diserap oleh objek yang bersangkutan. Bila mengenai kertas, molekul-molekul pada kertas akan mengembang atau mengurai dan akan mengalami reaksi kimia. Banyak kertas luntur warnanya dan menjadi lemah atau getas jika terkena sinar. Semua sinar, baik sinar matahari maupun yang buatan mengandung unsur sinar ultraviolet.

 Kondisi fisik kertas akan terpengaruh oleh derajat panas dan kadar kelembaban didalam ruang penyimpanan. Derajad panas yang tinggi akan menyebabkan kertas menjadi kering, getas dan mudah rapuh. Sedangkan uap air menyebabkan kertas-kertas menjadi lembab atau basah dan mendorong untuk tumbuhnya jamur.

C.    Faktor Kimia.

 Zat-zat kimia yang terdapat dalam udara ruang penyimpanan dan arsip sendiri menyebabkan kerusakan kertas misalnya gas asidik, pencemaran atmosfir, debu dan tinta. Gas asidik dan pencemaran udaralah yang sangat cepat merusak arsip. Gas asidik secara perlahan-lahan akan menyerang selulos, dengan akibat kertas menjadi luntur dan getas.

 Kerusakan akan menjadi lebih hebat lagi jika panas dan uap air yang terkandung di dalam atmosfir melampaui batas yang sebenarnya. Pencemaran atmosfir adalah salah satu sebab utama merosotnya derajat kimia yang terkandung di dalam kertas. Pencemaran karena adanya nitorogen, sulfur acid penyebab kerusakan terbesar dari pada kertas. Berkas-berkas zat besi dan tembaga yang ada pada kertas atau kulit merupakan katalistor yang sempurna dalam mengubah sulfur dioksid menjadi asam belerang. Asam belerang inilah yang mempunyai daya perusak yang sangat besar terhadap kertas. Pencemaran udara ini banyak terjadi di daerah-daerah industri.

 Faktor kerusakan kertas yang lain inilah yang disebabkan oleh asam. Adanya asam ini biasanya sejak kertas itu sendiri dibuat. Dengan kata lain bahwa kerusakan kertas disebabkan karena kertas itu sendiri.

 Kertas yang baik adalah kertas yang bebas asam atau yang ber HP 7. Ukuran HP ini adalah dari satu sampai dengan 14. Kurang dari 7 berarti mengandung asam dan lebih dari 7 berarti alkalin. Alat-alat yang sering dipergunakan untuk mengukur HP ini adalah PH meter. Arsip-arsip sebelum abad ke-19 biasanya menggunakan kertas dengan rata-rata PH 6,9 sedang setelah abad ke-19 dengan rata-rata PH 5,4. Semakin rendah PH nya berarti semakin banyak asamnya dan dengan sendirinya kertas tersebut akan lebih cepat rusak.

 Instalasi Laboratorium mempunyai tugas melaksanakan pengujian laboratorium dalam rangka preservasi arsip konvensional dan media baru. Instalasi Laboratorium menyelenggarakan fungsi:

1.       1.Melakukan pengujian kualitas mutu sarana dan prasarana arsip.

2.     

          2.Melakukan pengujian arsip yang perlu direstorasi atau di reproduksi

3.    

          3.Melakukan pengujian bahan untuk pemeliharaan, restorasi, dan reproduksi arsip

4.    

          4.Melakukan pengujian hasil restorasi dan reproduksi arsip.

5.    

          5.Melakukan pengujian otentisitas arsip.

PENEMUAN KEMBALI ARSIP

Prosedur Penemuan Kembali Arsip
Pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya akan tetapi menemukan informasi yang terkandung di dalam arsip-arsip tersebut.

1. Penemuan Kembali Arsip menurut Sistem kearsipan Pola Lama
a. Menentukan pokok masalah yang akan dicari.
b. Carilah surat tersebut dengan cara menelusuri buku agenda, kemudian perhatikan kolom buku agenda pengirim atau asal.
c. Setelah pokok permasalahan diketahui, dilanjutkan dengan mencari arsip yang dibutuhkan tersebut pada lemari arsip dengan cara melihat kode yang tercantum pada ordner atau schnelehter map.
d. Setelah ordner atau schnelehter map ditemukan, ordner tersebut dikeluarkan dari rak arsip.

2. Penemuan Kembali Arsip menurut Sistem kearsipan Pola Baru
a. Menentukan pokok masalah yang akan dicari.
b. Setelah pokok masalah tersebut diketahui, diteruskan dengan mencocokkan pokok masalah pada kartu kendali, jika kartu kendali tidak ditemukan dapat dilihat pada kartu tunjuk silang atau lembar peminjaman arsip.
c. Kemudian dilanjutkan dengan mengetahui kode arsip yang dicari dengan melihat kartu indeks.
d. Dengan mengetahui kode arsip tersebut, selanjutnya dapat diketahui dalam laci. 

PERLENGKAPAN KEARSIPAN

Almari Arsip, Rak, dan Kotak Kartu

          Peralatan kearsipan ini tergolong sebagai perabot kantor (office furnitures) yang biasanya terbuat dari kayu atau besi baja sebagai tempat untuk meletakkan folder dan kartu.

          Almari arsip, rak, dan kotak kartu yang terbuat dari yang terbuat dari besi memiliki kelebihan-kelebihan daripada yang terbuat dari kayu, antara lain :

1.    Memiliki kekuatan yang lebih tinggi/lebih awet

2.    Tidak terpengaruh oleh tinggi rendahnya temperature

3.    Aman terhadap api

4.    Mengurangi kemungkinan timbulnya jamur dan rayap

5.    Biasanya standar

Berikut ini diuraikan secara berurutan tentang perabot kantor tersebut.

1.    Almari arsip

Ada berbagai macam almari arsip diantaranya

a)    Almari (cupboard)

b)    Filling cabinet

c)    Almari gambar

PERLENGKAPAN KEARSIPAN

Guide dan Folder

Macam-macam guide yaitu :

1.    Menurut ukurannya dibedakan menjadi :

a)    Guide besar berukuran 36 x 25 cm

Guide ini biasanya dipergunakan dalam penyimpanan surat-surat dalam folder ukuran folio

b)    Guide kecil berukuran 16 x 11 cm

Guide ini dipakai dalam penyimpanan kartu yang berukuran 15 x 10 cm, seperti kartu-kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar, dan sebagainya

2.    Menurut fungsinya dibedakan menjadi :

a)    Guide posisi pertama

Yaitu guide yang dipakai sebagai pembatas dan petunjuk antarcaption/ subjek

b)    Guide posisi kedua

Guide yang dipakai sebagai pembatas petunjuk antarsubcaption/ subsubjek

c)    Guide posisi ketiga

Guide yang dipakai sebagai pembatas dan petunjuk sub-sub caption/ sub-subsubjek

         Folder yaitu berkas lipatan yang biasanya dibuat dari kertas tebal atau plastic tebal untuk menyimpan arsip. Pengertian folder ada 2 macam, yaitu :

1.    Sebagai nama induk dari jenis berkas lipatan yang terdiri dari :

a)    Brief ordner

Terbuat dari karton tebal, didalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam.

b)    Stopmap folio

Terbuat dari kertas tebal atau plastic tebal

c)    Sneilhechter

Terbuat dari kertas tebal/plastic tebal dengan berbagai variasi alat penjepit di dalamnya yang terbuat dari logam.

d)    Portepel

Terbuat dari karton tebal dengan tali sebagai alat pengikat

e)    Map tanpa daun

Terbuat dari kertas tebal dan memakai tab.

2.    Sebagai nama dari salah satu jenis berkas lipatan yang berupa map tanpa daun.

          Sekarang istilah folder lebih terkenal untuk member nama jenis map. Folder ini ada dua macam yaitu folder biasa dan folder gantung. Folder gantung untuk diletakkan dalam laci filling cabinet yang bergawang. Kecuali tempat penyimpanan berupa folder seperti di atas sekarang banyak sekali dipergunakan kardus/doos/box yang terbuat dari karton untuk menyimpan arsip inaktif.

ALAT MUSIK TRADISIONAL INDONESIA

Bende

Alat Musik Bende – kratonpedia.com

Bende merupakan alat musik tradisional yang berasal dari dearah Lampung. Secara visual bende merip dengan alat musik aramba, yang membedakan keduanya hanya pada ukurannya dan warna yang digunakan. Untuk memainkan alat ini juga sama yakni dengan cara dipukul.

Pada bagian pusat alat ini terdapat tonjolan bulat yang menjadi tempat untuk dipukul. Alat untuk memukulnya juga dibuat khusus sehingga tidak sampai merusak alat musik bende.

ALAT MUSIK TRADISIONAL INDONESIA

Serunai

Alat Musik Tradisional Serunai – rimanews.com

Alat musik tradisional yang berikutnya berasal dari daerah Nusa Tenggara Barat. Serunai, ya begitulah nama yang diberikan oleh masyarakat pada alat musik ini. Serunai merupakan alat musik tiup dimana penggunaanya mungkin hampir sama dengan seruling. Yang membedakannya adalah suara yang dihasilkan dari alat musik ini.

Serunai sering digunakan sebagai pengiring pertunjukan kesenian, terkadang juga sering digunakan sebagai pengiring pementasan tari tradisional Nusa Tenggara. Bentuk lekukan dan motif yang ada pada serunai memberikan warna dan nilai seni yang tinggi.