PENEMUAN KEMBALI ARSIP

Prosedur Penemuan Kembali Arsip
Pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya akan tetapi menemukan informasi yang terkandung di dalam arsip-arsip tersebut.

1. Penemuan Kembali Arsip menurut Sistem kearsipan Pola Lama
a. Menentukan pokok masalah yang akan dicari.
b. Carilah surat tersebut dengan cara menelusuri buku agenda, kemudian perhatikan kolom buku agenda pengirim atau asal.
c. Setelah pokok permasalahan diketahui, dilanjutkan dengan mencari arsip yang dibutuhkan tersebut pada lemari arsip dengan cara melihat kode yang tercantum pada ordner atau schnelehter map.
d. Setelah ordner atau schnelehter map ditemukan, ordner tersebut dikeluarkan dari rak arsip.

2. Penemuan Kembali Arsip menurut Sistem kearsipan Pola Baru
a. Menentukan pokok masalah yang akan dicari.
b. Setelah pokok masalah tersebut diketahui, diteruskan dengan mencocokkan pokok masalah pada kartu kendali, jika kartu kendali tidak ditemukan dapat dilihat pada kartu tunjuk silang atau lembar peminjaman arsip.
c. Kemudian dilanjutkan dengan mengetahui kode arsip yang dicari dengan melihat kartu indeks.
d. Dengan mengetahui kode arsip tersebut, selanjutnya dapat diketahui dalam laci.