Tugas kearsipan ( Penyusutan Arsip )

Tugas kearsipan ( Penyusutan Arsip )

                             Penilaian Arsip

Penilaian arsip adalah suatu proses menentukan jangka waktu simpan dan nasib akhir arsip dilihat dari aspek fungsi dan substansi dari informasinya serta jenisnya dari fisik yang dilakukan melalui tindakan yang bersifat teknis dalam pengaturannya serta sistematis dalam unit/bagian informasi.

Adapun konsep yang mendasari dari penilaian arsip adalah nilai guna itu sendiri. Nilai guna ditentukan oleh pengguna arsip sejak arsip tesebut dibuat, baik instansi penciptanya atau oleh Negara, sehingga dilakukan pemisahan antara nilai guna primer, dengan nilai guna sekunder.

Nilai guna arsip:

·         Nilai guna primer.      

Arsip yang bernilai guna primer adalah arsip yang didasarkan pada kegunaannya dan lihat dari kepentingan instansi pencipta arsip.

a).       Nilai guna administrasi, adalah nilai guna arsip yang kegunaannya dilihat dari     tanggung jawab pelaksanaan tanggung jawab kedinasan lembaga atau instansi pencipta.

b).      Nilai guna hukum, adalah yang berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan yang berisikan bukti-bukti kewajiban dan hak secara hukum baik bagi instansi penciptanya maupun warga Negara dan pemerintah.

c).       Nilai guna fiscal/keuangan, adalah arsip yang memiliki informasi yang menggambarkan bagaimana uang didapat, didistribusikan, dikontrol dan dibelanjakan. Dengan kata lain nilai guna fiscal tidak hanya berhubungan dengan transaksi keuangan saja. Arsip jenis ini bisa berupa rencana anggaran belanja, pertanggungjawaban keuangan, pembukuan, laporan keuangan, laporan pemeriksaan keuangan dsb. Nilai guna fiscal dianggap selesai jika transaksi finansialnya sudah dipertanggungjawabkan.

d).      Nilai guna ilmiah dan teknologi, adalah nilaiguna yang terdapat pada arsip-arsip yang berisikan data ilmiah dan teknologi hasil dari suatu penelitian murni atau penelitian terapan.

·         Nilai guna sekunder

Arsip yang bernilai guna sekunder adalah arsip yang didasarkan kepada kegunaan arsip bagi kepentingan skala luas mencakup instansi penciptanya dan instansi atau lembaga lain dan atau kepentingan umum atau penyelenggara kehidupan kebangsaan.

a.       Nilai guna evidential (keberadaan) adalah bagian yang terdiri dari jenis-jenis yang berisikan bukti keberadaan suatu organisasi atau lembaga, serta bukti prestasi intelektual di instansi yang bersangkutan.

b.      Nilai guna informasional, adalah informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut mempunyai berbagai kegunaan dan kepentingan penelitian dan kesejarahan, yaitu, informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya yang berhubungan  dengan peristiwa kasus yang bermakna Nasional.

c.       Nilai guna intrinsik, adalah nilai yang melekat pada karakteristik dokumen karena beberapa faktor keunikan yang dikandungnya seperti, usia, pemakaian kata-kata, seputar penciptanya tanda tangan, cap atau stempel yang melekat.

ü  Tahap penilaian

Untuk dapat melakukan penilaian arsip dengan cara teknis ada beberapa langkah yang harus kita lakukan:

v  Perhatikan setiap unit kerja dalam struktur organisasi/instansi yang bersangkutan.

v   Perhatikan setiap butir masing-masing unit kerja dalam struktur organisasi.

v  Ganti  setiap butir fungsi tersebut ke dalam pokok masalah yang mendasari seri arsip.

v  Untuk butir fungsi yang sama akan mencerminkan pokok masalah yang sama walaupun dari unit kerja yang berbeda.

v  Perhatikan setiap jenis kegiatan dalam setiap butir fungsi untuk menentukan pengelompokan informasi di tingkat kegiatan yang tergambar  dalam bentuk berkas atau file.

v  Perhatikan jenis-jenis transaksi untuk setiap kegiatan untuk menentukan pengelompokan informasi pada setiap butir informasi yang tergambar  dalam folder atau naskah.

v  Kumpulkan folder atau naskah yang berasal dari kegiatan yang sama dalam satu berkas dan himpun berkas dari kegiatan dalam butir fungsi yang sama ke dalam seri arsip.

v  Lakukan penilaian dari aspek informasi untuk setiap berkas dari seri tersebut untuk mengetahui arsip harus dimusnahkan atau tidak setelah jangka waktu tertentu atau harus dilestarikan sebagai arsip bernilai guna permanen karena memiliki nilai guna pertanggungjawaban Nasional.

v  Lakukan penilaian apakah arsip yang bernilai guna permanen tersebut masih operasional apa tidak, sehingga harus disimpan di instansi yang bersangkutan atau diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), sebagai arsip statis.

v  Lakukan tindakan berdasarkan peraturan yang telah ditetapkan sesuai ketentuan hukum yang berlaku untuk langkah  pemusnahan  atau diserahkan  ke Arsip Nasional Republik Indonesia.

  Secara rinci proses penilaian arsip dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:

o   Deskripsikan setiap folder atau naskah sekurang-kurangnya memuat informasi mengenai jenis kegiatan, jenis transaksi, isi informasi, dan kurun waktu transaksi.

o   Kumpulkan kartu  deskripsi atau folder naskah dari kegiatan yang sama dalam satu berkas.

o   Kumpulkan berkas dalam satu jenis arsip.

o   Lakukan penilaian untuk tiap jenis, baik dari aspek fungsi maupun informasinya.