PERLENGKAPAN KEARSIPAN

Guide dan Folder

Macam-macam guide yaitu :

1.    Menurut ukurannya dibedakan menjadi :

a)    Guide besar berukuran 36 x 25 cm

Guide ini biasanya dipergunakan dalam penyimpanan surat-surat dalam folder ukuran folio

b)    Guide kecil berukuran 16 x 11 cm

Guide ini dipakai dalam penyimpanan kartu yang berukuran 15 x 10 cm, seperti kartu-kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar, dan sebagainya

2.    Menurut fungsinya dibedakan menjadi :

a)    Guide posisi pertama

Yaitu guide yang dipakai sebagai pembatas dan petunjuk antarcaption/ subjek

b)    Guide posisi kedua

Guide yang dipakai sebagai pembatas petunjuk antarsubcaption/ subsubjek

c)    Guide posisi ketiga

Guide yang dipakai sebagai pembatas dan petunjuk sub-sub caption/ sub-subsubjek

         Folder yaitu berkas lipatan yang biasanya dibuat dari kertas tebal atau plastic tebal untuk menyimpan arsip. Pengertian folder ada 2 macam, yaitu :

1.    Sebagai nama induk dari jenis berkas lipatan yang terdiri dari :

a)    Brief ordner

Terbuat dari karton tebal, didalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam.

b)    Stopmap folio

Terbuat dari kertas tebal atau plastic tebal

c)    Sneilhechter

Terbuat dari kertas tebal/plastic tebal dengan berbagai variasi alat penjepit di dalamnya yang terbuat dari logam.

d)    Portepel

Terbuat dari karton tebal dengan tali sebagai alat pengikat

e)    Map tanpa daun

Terbuat dari kertas tebal dan memakai tab.

2.    Sebagai nama dari salah satu jenis berkas lipatan yang berupa map tanpa daun.

          Sekarang istilah folder lebih terkenal untuk member nama jenis map. Folder ini ada dua macam yaitu folder biasa dan folder gantung. Folder gantung untuk diletakkan dalam laci filling cabinet yang bergawang. Kecuali tempat penyimpanan berupa folder seperti di atas sekarang banyak sekali dipergunakan kardus/doos/box yang terbuat dari karton untuk menyimpan arsip inaktif.