PENYUSUTAN ARSIP

Penyusutan Arsip

• Gambaran Umum

Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip melalui pemindahan arsip inaktif di unit kerja pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilaiguna dan atau habis jangka simpannya dan penyerahan arsip statis ke ANRI, Lembaga Kearsipan Daerah, atau Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.

• Tahapan Penyusutan Arsip

1. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA)

Pembuatan daftar pertelaan arsip berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang kemudian dikelompokkan berdasarkan seri arsip di instansi yang bersangkutan. Seri arsip tersebut disusun dalam sebuah skema dijadikan dasar pengelompokan kartu, yang kemudian dituangkan ke dalam bentuk daftar.

     2.  Pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan

Arsip-arsip inaktif dari unit-unit kerja pengolah ( central file) dipindahkan ke Pusat Arsip atau record center. Di dalam melaksanakan pemindahan arsip, perlu melakukan hal-hal seperti berikut:

• Pemeriksaan

Pemeriksaan dilakukan pada Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan arsipnya untuk mengetahui apakah arsip-arsip yang akan dipindahkan sudah benar-benar aktif atau belum.
Di dalam kegiatan pemeriksaan ini dilaksanakan juga kegiatan penyatuan file-file menjadi seri arsip, tanpa merubah penataan semula.
Contohnya berkas tentang Cuti Tahunan, Cuti Bersalin, dan Cuti Besar dapat digabungkan menjadi satu seri arsip cuti.

• Pemindahan Arsip

Hasil pemeriksaan dituangkan dalam laporan pemeriksaan yang kemudian menjadi dasar pembuatan berita acara pemindahan arsip.
Pemindahan arsip harus dilakukan dengan perangkat khusus, yang menjamin keamanan informasi dan fisik arsip, baik dalam perjalanan maupun dalam proses penyerahan.

• Penataan Arsip

Arsip yang dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan harus ditata dan dikelola sesuai ketentuan teknis yang berlaku. Arsip harus ditata sesuai dengan jalan masuk/Daftar Pertelaan Arsip yang terlampir dalam Berita Acara Pemindahan Arsip sehingga arsip dapat dirujuk baik oleh unit kearsipan maupun oleh unit pengolah yang bersangkutan.

• Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip

Mengingat pemindahan arsip ini menyangkut pengalihan wewenang dan tanggung jawab dari satu unit organisasi yang lain, atau pengalihan wewenang dan tanggungjawab, maka diperlukan suatu bukti pemindahan arsip. Bukti ini biasanya diwujudkan dalam bentuk Berita  Acara Pemindahan Arsip.

• Pelaksanaan Pemindahan

Pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi organisasi. Bila suatu instansi memiliki unit kerja yang terpisah cukup jauh atau lokasi kantor berjauhan dengan pusat arsip, misalnya dipinggir kota, maka diperlukan sarana transportasi yang dipersiapkan dengan baik, sehingga proses pengangkutan arsip tidak menimbulkan kerusakan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya.unit kerja yang di tunjuk untuk itu.

         3.  Penyerahan arsip

• Arsip yang bernilai guna sekunder atau arsip statis, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia.
• Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang disepakati kedua belah pihak, dan harus memenuhi ketentuan teknis kearsipan.
• Arsip yang bernilaiguna sekunder atau arsip statis yang tercipta pada instansi vertikal di Daerah dan arsip Pemerintah Daerah Otonom diserahkan kepada Badan Kearsipan Propinsi untuk Dati I yang bersangkutan dan kepada Kantor Kearsipan Kota/Kabupaten untuk masing-masing Dati II yang bersangkutan.
• Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang dikonsultasika dengan Badan Kearsipan Propinsi, dan dalam hal belum memungkinkan atau menyangkut kasus yang penyelesaiannya ditangani oleh Pemerintah Pusat wajib dikonsultasikan dengan Arsip Nasional Republik Indonesia.
• Arsip statis perguruan tinggi wajib diserahkan ke lembaga kearsipan perguruan tinggi.
• Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang dikonsultasikan dengan arsip perguruan tinggi yang bersangkutan.

          4.  Pemusnahan arsip
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Di dalam melakukan pemusnahan arsip terkandung resiko yang berkaitan dengan unsur hukum. Arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Oleh karena itu kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian, sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil
apapun.
Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan, seperti :

1. Pemeriksaan
2. Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya atau habis nilaigunanya. Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA).
3. Pendaftaran
4. Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
5. Pembentukan Panitia Pemusnahan
6. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun atau lebih, maka perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, tetapi cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengamanan, unit hukum dan perundang-undangan, serta unit-unit lain yang terkait.
7. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan
8. Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, perlu melakukan penilaian arsip.
9. Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan. Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan hokum yang berlaku.
10. Pembuatan Berita Acara
11. Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara ( BA), bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu, juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.