Pesona Alam Gunung Gajah

Keindahan Wisata Gunung Gajah di Randudongkal Pemalang Jawa Tengah

Informasi Umum

Wisata Gunung Gajah di Randudongkal Pemalang Jawa Tengah adalah salah satu tempat wisata yang berada di Desa Gongseng, Kecamatan Randudongkal, Kabupaten Pemalang, Jawa Tengah, Indonesia. Wisata Gunung Gajah di Randudongkal Pemalang Jawa Tengah adalah tempat wisata yang ramai dengan wisatawan pada hari biasa maupun hari liburan. Tempat ini sangat indah dan bisa memberikan sensasi yang berbeda dengan aktivitas kita sehari hari.

Wisata Gunung Gajah di Randudongkal Pemalang Jawa Tengah memiliki pesona keindahan yang sangat menarik untuk dikunjungi. Sangat di sayangkan jika anda berada di kota Pemalang tidak mengunjungi Wisata Gunung Gajah di Randudongkal Pemalang Jawa Tengah yang mempunyai keindahan yang tiada duanya tersebut.

Wisata Gunung Gajah di Randudongkal Pemalang Jawa Tengah sangat cocok untuk mengisi kegiatan liburan anda, apalagi saat liburan panjang seperti libur nasional, ataupun hari ibur lainnya.  Keindahan Wisata Gunung Gajah di Randudongkal Pemalang Jawa Tengah ini sangatlah baik bagi anda semua yang berada di dekat atau di kejauhan untuk merapat mengunjungi tempat Wisata Gunung Gajah di kota Pemalang.

Lokasi

Dimana lokasi Wisata Gunung Gajah di Randudongkal Pemalang Jawa Tengah ? seperti yang tertulis di atas lokasi terletak di Desa Gongseng, Kecamatan Randudongkal, Kabupaten Pemalang, Jawa Tengah, Indonesia. Tetapi jika anda masih bingung di mana lokasi atau letak Wisata Gunung Gajah di Randudongkal Pemalang Jawa Tengah saya sarankan anda mencari dengan mengetik Wisata Gunung Gajah di Randudongkal Pemalang Jawa Tengah di search google maps saja. Di Google maps sudah tertandai dimana lokasi yang anda cari tersebut.

Daya Tarik

Wisata Gunung Gajah di Randudongkal Pemalang Jawa Tengah merupakan tempat wisata yang harus anda kunjungi karena pesona keindahannya tidak ada duanya. Penduduk lokal daerah Wisata Gunung Gajah di Randudongkal Pemalang Jawa Tengah juga sangat ramah tamah terhadap wisatawan lokal maupun wisatawan asing. 

Wisata Gunung Gajah di Randudongkal Pemalang Jawa Tengah memiliki Eksotisme panorama alam di sekitarnya menjadi daya tarik tersendiri bagi para pecinta pendaki gunung. Anda dapat menikmati panorama hutan dan perbukitan yang indah. Gunung Gajah juga dapat menjadi lokasi favorit bagi para pendaki dan pemanjat tebing. Meski pun tak seberapa tinggi, namun bukit kecil ini tak mudah didaki. Treknya yang menantang, dipadu permukaan bebatuan yang labil, membuat pendaki harus hati-hati dan ekstra keras ketika melalui jalur pendakian.

Sesuai dengan namanya “gunung gajah” , gunung ini memang berbentuk atau menyerupai seekor gajah. Menurut penuturan penduduk sekitar, Gunung Gajah sangat ramah terhadap setiap pendatang. Banyaknya satwa yang hidup bebas di sekitar gung gajah, terutama monyet, membuat nuansa alam yang kian memukau. Monyet (kera) tersebut biasanya bergelantungan di pepohonan dan jika hari menjelang sore bahkan mereka akan turun ke bawah untuk mencari sisa-sisa makanan dari pengunjung yang datang.

Bagi yang hobby Motorcross, lokasi disekitar Gunung Gajah sangat cocok untuk kegiatan ini, rute dari Desa Kejene yang sangat dianjurkan jika penggila Motorcross akan berkunjung ke Gunung Gajah menggunakan kendaraan motorcross tersebut, karena medan menuju Gunung Gajah jika ditempuh melalui rute ini sangat menarik dan menantang untuk ditaklukan oleh para penggila motor ini.

Di satu sisi Gunung Gajah terdapat bagian yang rata seperti dinding rumah. Sangat cocok sebagai tempat panjat tebing, namun risikonya sangat berbahaya mengingat tepat di bawah tebing rata tersebut terdapat jurang dalam. Karenanya sangat disarankan untuk mendaki dengan memakai perlengkapan keselamatan memadai.

Fasilitas

Wisata Gunung Gajah di Randudongkal Pemalang Jawa Tengah bisa dibilang sebuah wisata alam yang memiliki beberapa akan fasilitas dan pelayanan di antaranya sebagai berikut :

- Area Parkir kendaraan

- Mushola

- Warung Makan 

- Kamar mandi / MCK

- Tempat Istirahat

- dan masih banyak lainya

Transportasi

Bagi wisatawan asal kota Pemalang sudah tidak bingung lagi untuk mendatangi lokasi Wisata Gunung Gajah di Randudongkal Pemalang Jawa Tengah. Akan tetapi bagaimana bagi wisatawan luar kota bahkan luar negeri, tentu mereka bingung dan takut kesasar. Tapi jangan khawatir bagi wisatawan luar kota Wisata Gunung Gajah di Randudongkal Pemalang Jawa Tengah saya mempunyai solusinya agar anda semua tidak kesasar.

Tentunya sarana transportasi apa yang anda pakai untuk berwisata ke Wisata Gunung Gajah di Randudongkal Pemalang Jawa Tengah dengan memakai kendaraan pribadi seperti : Mobil atau motor pribadi. Anda bisa meminta panduan arah ke Wisata Gunung Gajah di Randudongkal Pemalang Jawa Tengah di google maps yang terpasang di smartphone anda. Karena memakai kendaraan pribadi akan lebih 
menyenangkan dari pada memakai kendaraan umum.

Akan tetapi jika anda memakai kendaraan umum seperti : bis umum atau angkutan lainnya juga bukan masalah besar, pasalnya anda bisa berhenti di Kecamatan Rondudongkol. Setelah itu melanjutkan dengan menggunakan ojek ataupun kendaraan pribadi anda menuju Desa Gongseng lalu berjalan kaki hingga sampai lokasi Wisata Gunung Gajah di Randudongkal Pemalang tersebut.

Saran dan Tips

Saran dan tips sebelum menuju ke tempat Wisata Gunung Gajah di Randudongkal Pemalang Jawa Tengah, anda perlu mempersiapkan keperluan yang akan butuhkan seperti membawa bekal, air minum dan lainnya. Serta beberapa barang tambahan seperti  kamera karena anda pasti ingin mengabadikan moment bersama kelurga ataupun teman - teman anda.

Jangan lupa bawa perlengkapan kesehatan (contohnya adalah sabun, tissue basah, obat-obatan, antiseptik). Siapkanlah fisik dan kendaraan anda supaya liburan anda berjalan dengan lancar. Jaga kondisi diri anda dan selalu berhati - hati.

Peta Lokasi

Demikianlah sedikit ulasan mengenai Wisata Gunung Gajah di Randudongkal Pemalang Jawa Tengah yang dapat saya informasikan di web teluklove.com. Semoga bisa menginspirasi anda semua untuk mencoba berwisata ke Gunung Gajah di Randudongkal Pemalang Jawa Tengah. Sebagai referensi inilah kumpulan wisata wisata terindah di kota Pemalang, Jawa Tengah. Semoga informasi yang saya berikan bisa bermanfaat untuk anda semua. 

pantai joko tingkir

Keindahan Wisata Pantai Joko Tingkir di Petarukan Pemalang Jawa Tengah

Informasi Umum

Wisata Pantai Joko Tingkir di Petarukan Pemalang Jawa Tengah adalah salah satu tempat wisata yang berada di Desa Nyamplungsari Kecamatan Petarukan Kabupaten Pemalang, Jawa Tengah, Indonesia. Wisata Pantai Joko Tingkir di Petarukan Pemalang Jawa Tengah adalah tempat wisata yang ramai dengan wisatawan pada hari biasa maupun hari liburan. Tempat ini sangat indah dan bisa memberikan sensasi yang  berbeda dengan aktivitas kita sehari hari.

Wisata Pantai Joko Tingkir di Petarukan Pemalang Jawa Tengah memiliki pesona keindahan yang sangat menarik untuk dikunjungi. Sangat di sayangkan jika anda berada di kota Pemalang tidak mengunjungi Wisata Pantai Joko Tingkir di Petarukan Pemalang Jawa Tengah yang mempunyai keindahan yang tiada duanya tersebut.

Wisata Pantai Joko Tingkir di Petarukan Pemalang Jawa Tengah sangat cocok untuk mengisi kegiatan liburan anda, apalagi saat liburan panjang seperti libur nasional, ataupun hari ibur lainnya.  Keindahan Wisata Pantai Joko Tingkir di Petarukan Pemalang Jawa Tengah ini sangatlah baik bagi anda semua yang berada di dekat atau di kejauhan untuk merapat mengunjungi tempat Wisata Pantai Joko Tingkir di kota Pemalang.

Lokasi

Dimana lokasi Wisata Pantai Joko Tingkir di Petarukan Pemalang Jawa Tengah ? seperti yang tertulis di atas lokasi terletak di Desa Nyamplungsari Kecamatan Petarukan Kabupaten Pemalang, Jawa Tengah, Indonesia. Tetapi jika anda masih bingung di mana lokasi atau letak Wisata Pantai Joko Tingkir di Petarukan Pemalang Jawa Tengah saya sarankan anda mencari dengan mengetik Wisata Pantai Joko Tingkir di Petarukan Pemalang Jawa Tengah di search google maps saja. Di Google maps sudah tertandai dimana lokasi yang anda cari tersebut.

Daya Tarik

Wisata Pantai Joko Tingkir di Petarukan Pemalang Jawa Tengah merupakan tempat wisata yang harus anda kunjungi karena pesona keindahannya tidak ada duanya. Penduduk lokal daerah Wisata Pantai Joko Tingkir di Petarukan Pemalang Jawa Tengah juga sangat ramah tamah terhadap wisatawan lokal maupun wisatawan asing. Kota Pemalang juga terkenal akan Wisata Pantai Joko Tingkir di Petarukan Pemalang Jawa Tengah yang sangat menarik untuk dikunjungi.

Wisata Pantai Joko Tingkir di Petarukan Pemalang Jawa Tengah memiliki kondisi alamnya masih cukup alami. Lokasi wisata pantai Joko Tingkir memiliki luas sekitar 1,5 Ha. Sesampai di pantai, kita akan disambut deretan pohon cemara yang rimbun di sepanjang pantai. Naungan pepohonan ini membuat suasana jadi lebih teduh dan dingin.

Air lautnya pun berwarna biru cerah, sesekali kita bisa melihat burung camar dan perahu-perahu tradisional hilir mudik. Di pantai ini telah disediakan banyak tempat duduk untuk pengunjung yang ingin menikmati suasana pantai. Selain itu juga terdapat sarana bermain untuk anak-anak seperti ayunan, perosotan dan jungkat jungkit.

Jalan di sekitar pantai Joko Tingkir sudah dibuat dengan paving block. Tersedia juga perahu pesiar yang siap memanjakan pengunjung berwisata ke tengah laut.Di sepanjang tepian pantai Joko Tingkir banyak terdapat warung-warung yang berjajar menyediakan aneka makanan dan minuman. Bisa mencoba pula kuliner di pondok lesehan ikan bakar yang juga terdapat di kawasan pantai.Pantai ini lebih menarik saat menjelang sore karena panorama sunsetnya.  

Fasilitas

Wisata Pantai Joko Tingkir di Petarukan Pemalang Jawa Tengah bisa dibilang sebuah wisata pantai yang memiliki beberapa akan fasilitas dan pelayanan di antaranya sebagai berikut :

- Area Parkir kendaraan

- Tempat Istirahat

- Kamar mandi / MCK

- Rumah Makan

- dan masih banyak lainya

Transportasi

Bagi wisatawan asal kota Pemalang sudah tidak bingung lagi untuk mendatangi lokasi Wisata Pantai Joko Tingkir di Petarukan Pemalang Jawa Tengah. Akan tetapi bagaimana bagi wisatawan luar kota bahkan luar negeri, tentu mereka bingung dan takut kesasar. Tapi jangan khawatir bagi wisatawan luar kota Pemalang saya mempunyai solusinya agar anda semua tidak kesasar.

Tentunya sarana transportasi apa yang anda pakai untuk berwisata ke Wisata Pantai Joko Tingkir di Petarukan Pemalang Jawa Tengah dengan memakai kendaraan pribadi seperti : Mobil atau motor pribadi. Anda bisa meminta panduan arah ke Wisata Pantai Joko Tingkir di Petarukan Pemalang Jawa Tengah di google maps yang terpasang di smartphone anda. Karena memakai kendaraan pribadi akan lebih menyenangkan dari pada memakai kendaraan umum.

Akan tetapi jika anda memakai kendaraan umum seperti : bis umum atau angkutan lainnya juga bukan masalah besar, pasalnya anda bisa berhenti di Desa Nyamplungsari. Setelah itu melanjutkan dengan menggunakan ojek ataupun kendaraan pribadi anda menuju lokasi Wisata Pantai Joko Tingkir di Petarukan Pemalang tersebut. 

Saran dan Tips

Saran dan tips sebelum menuju ke tempat Wisata Pantai Joko Tingkir di Petarukan Pemalang Jawa Tengah, anda perlu mempersiapkan keperluan yang akan butuhkan seperti membawa bekal, air minum dan lainnya. Serta beberapa barang tambahan seperti  kamera karena anda pasti ingin mengabadikan moment bersama kelurga ataupun teman - teman anda.

Jangan lupa bawa perlengkapan kesehatan (contohnya adalah sabun, tissue basah, obat-obatan, antiseptik). Siapkanlah fisik dan kendaraan anda supaya liburan anda berjalan dengan lancar. Jaga kondisi diri anda dan selalu berhati - hati.

Peta Lokasi

Demikianlah sedikit ulasan mengenai Wisata Pantai Joko Tingkir di Petarukan Pemalang Jawa Tengah yang dapat saya informasikan di web teluklove.com. Semoga bisa menginspirasi anda semua untuk mencoba berwisata ke Wisata Pantai Joko Tingkir di Petarukan Pemalang Jawa Tengah. Sebagai referensi inilah kumpulan wisata wisata terindah di kota Pemalang, Jawa Tengah. Semoga informasi yang saya berikan bisa bermanfaat untuk anda semua. 

Kearsipan

Jenis-Jenis Perlengkapan Arsip

Pada kesempatan kali ini kita akan mempelajari tentang berbagai jenis perlengkapan kearsipan, setelah sebelumnya sudah pernah kita bahas mengenai Jenis-Jenis Peralatan Arsip. Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relatif singkat). Artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus menerus.

Beberapa perlengkapan kearsipan adalah sebagai berikut.

1. Kartu Indeks

Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm x 7.5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang:

a. judul/nama surat,

b. nomor surat,

c. hal surat,

d. tanggal surat,

e. kode surat,

f. kode kartu indeks.

Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika sistem penyimpanan menggunakan abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila si petugas atau si penyimpan lupa tentang judul/caption surat yang dipinjam. Seseorang lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.

Suatu arsip sebelum disimpan terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/peminjam harus mengetahui tentang masalah arsip yang akan dipinjam. Jika petugas mengetahuinya, dapat langsung mencari di tempat penyimpanannya, tetapi jika tidak mengetahui, maka sebelum mencari di tempat penyimpanannya, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut.

Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad (alfabetis). Perhatikan contoh dibawah ini.

Kartu indeks

Untuk menyimpan kartu indeks ini digunakan pula cardex seperti gambar dibawah ini.

Cardex

2. Kartu Tunjuk Silang

Kartu ini dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm X 7.5 cm.

Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silang, akan tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar diperlukan dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja. 

Kriteria dari suatu arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk silang antara lain sebagai berikut:

a. Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama.

Contoh:

• Abdurarahman Wahid sering dipanggil dengan Gus Dur. Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Dari kartu tunjuk silang tersebut, artinya arsip disimpan dengan indeks Wahid, Abdurrahman. Sedangkan nama yang lain menjadi petunjuk silangnya.

  

  kartu tunjuk silang

• Nama yang menggunakan singkatan, dimana keduanya sama-sama terkenal/populer. Contoh: Majelis Permusyawaratan Rakyat populer dengan sebutan MPR. Surat-surat disimpan dengan indeks Permusyawaratan Rakyat, Majelis, maka MPR menjadi petunjuk silangnya.

b. Jika arsip yang disimpan pada filing cabinet mempunyai lampiran dokumen lain.

Jika arsip mempunyai lampiran dokumen lain yang tidak bisa disimpan pada laci filing cabinet karena ukurannya besar, maka dibuatkanlah kartu tunjuk silangnnya.

Contoh: Surat yang diterima dari Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika mempunyai lampiran yang berupa peta gambar keadaan Gunung Merapi.

Surat disimpan di filing cabinet, sedangkan peta disimpan pada lemari arsip, maka dibuatkan kartu tunjuk silangnya sebagai berikut.

kartu tunjuk silang

Peta disimpan dengan indeks: Peta Gambar Keadaan Gunung Merapi.

Maka Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisikan dapat dibuatkan petunjuk silangnya.

Penyimpanan Kartu tunjuk silang menggunakan sistem alfabetis dan menggunakan laci cardex (kalau kartu tunjuk silangnya banyak). sedangkan jika kartu tunjuk silangnya sedikit maka dapat disimpan pada bagian paling belakang laci filling cabinet,dibelakang guide PS (Petunjuk Silang). 

3. Lembar Pinjam Arsip (outslip)

Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar peminjan arsip, antara lain sebagai berikut.
a. sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip
b. sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam
c. sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam
d. mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan
e. sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut:
a. Lembar 1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam.
b. Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman
c. Lembar 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.

Berikut contoh lembar pinjam arsip

Lembar Pinjam Arsip

4. Map Pengganti (out folder)
Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti (out folder) dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi.
Perhatikan contoh out folder berikut ini.

Out Folder

Demikian artikel mengenai perlengkapan arsip kali ini. Semoga membantu pada saat belajar kamu.

Sistem buku agenda

Penanganan Surat Sistem Buku Agenda

surat sistem buku agenda

Penanganan surat sistem buku agenda adalah, sistem pengurusan surat menggunakan buku agenda dalam pencatatan surat masuk maupun surat keluarnya. Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.
Buku agenda ada 3 macam;

• Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman.
• Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
• Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

• Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
• Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor.
• Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
• Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
• Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat.
• Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan.
• Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan.
• Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut.

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga.

Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, baik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.

Tugas penerima surat adalah:

1. mengumpulkan setiap surat yang masuk,
2. meneliti ketepatan alamat
3. menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.

Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan.

Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan.

Berikut tampilan buku agenda tunggal yang digunakan diperusahaan:

format buku agenda tunggal

Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

Berikut Format lembar disposisinya:

lembar disposisi

Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya.

Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

1. Buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
2. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.

Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

Selanjutnya silahkan baca Penanganan Surat Sistem Kartu Kendali