Blogku

PERBEDAAN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

1.  DOKUMEN

A. Pengertian Dokumen

Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan. Dokimentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.Dari definisi di atas terlihat bahwa dokumen itu lebih luas daripada surat. Surat hanya sebagian kecil dari dokumen.Dalam bidang administrasi perkantoran, sebagian besar dokumennya memang berupa surat.

Sampai sekarang pengertian dokumen berbeda bagi setiap ahlinya.Sebagai bahan perbandingan berikut ini dapat kita lihat pengertian dokumen dari berbagai sumber:

1.      Ensiklopedia Administrasi:Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.

2.      Ensiklopedia Umum:Dokumen berarti surat,akte,piagam,surat resmi dan bahan rekaman,tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti yang luas,termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan mengenai suatu hal.

3.      Kamus Bahasa Inggris Webster,Dokumen adalah:

a.membuktikan dengan keterangan,melengkapi keterangan dengan fakta-fakta

b.Melengkapi keabsahan keterangan,seperti surat keterangan,pernyataan,lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.

Kesimpulannya,dokumen adalah segala benda,seperti surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

B. Jenis-jenis dokumen

Jenis-jenis dokumen, dapat ditinjau dari berbagai macam segi diantaranya sebagaimana di bawah ini:

1.      Dokumen Jika ditinjau dari segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan 4 (empat) jenis, diantaranya dapat kamu baca di bawah ini:

·         Dokumen pribadi adalah, berbagai macam surat-surat yang berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian peristiwa-peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Seperti contohnya : Akte kelahiran, KTP, SIM dan sebagainya.

·         Dokumen niaga adalah, berbagai macam surat-surat berharga yang dapat dipakai atau digunakan sebagai pembuktian peristiwa-peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual-beli atau dunia perdagangan. Seperti contohnya : Kwitansi, cek, wesel, saham, dan sebagainya.

·         Dokumen sejarah adalah, berbagai macam surat-surat berharga, yang dapat dipergunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi di masa lalu. Seerti contohnya : Naskah proklamasi, Batu bertulis dan lain-lain.

·         Dokumen pemerintah adalah, berbagai surat-surat berharga, yang dapat dipergunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi didalam pemerintahan suatu negara. Seperti contohnya : UUD 45, peraturan daerah, keputusan presiden dan lain – lain.

2.      Dokumen jika di tinjau dari segi kegunaannya, dapat dibedakan menjadi 4 (empat) macam, yaitu seperti di bawah ini:

·         Nilai penerangan adalah surat yang dipakai sebagai pembuktian dalam memberikan berbagai informasi ke pada masyarakat.

·         Nilai perdagangan adalah surat yang dipakai sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli di dalam dunia perdagangan.

·         Nilai historis adalah surat-surat yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu.

·         Nilai yuridis adalah surat yang dapat dipakai sebagai alat bukti secara hukum dimuka pengadilan.

3.      Jika dilihat dari segi sumbernya, dokumen dapat dibedakan diantaranya, simak di bawah ini :

·         Dokumen yang bersumber dari pemerintah, Misalnya seperti : UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah, dan lain-lain.

·         Dokumen yang bersumber dari swasta akan tetapi memiliki kekuatan hukum. Misalnya seperti : Akte notaris, visum dokter, dan sebagainya.

·         Dokumen yang berasal dari kontrak-kontrak dagang. Misalnya seperti surat: kontrak, perjanjian, dsb.

·         Bersumber dari aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan. Misalnya seperti: Kaledeoskop, kliping, dan lain-lain.

·         Bersumber dari perseorangan. Misalnya seperti: Koleksi lukisan Afandi, dan sebagainya.

4.      Kalau ditinjau dari segi penelitiannya dapat dibedakan kedalam 3 (tiga) jenis, diantaranya yaitu :

·         Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi-informasi penelitian langsung dari sumbernya.

·         Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisi informasi mengenai literatur primer. Contohnya : bibliografi.

·         Dokumen tertier adalah dokumen yang berisi informasi mengenai literatur sekunder, Contohnya : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.

5.      Dokumen yang ditinjau dari segi fungsinya, diantaranya sebagimana dibawah ini:

A.    Dokumen dinamis adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan. Dokumen dinamis dapat pula dibedakan sebagimana dibawah ini:

ü  Dokumen aktif adalah suatu dokumen yang masih terpakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian suatu pekerjaan.

ü  Dokumen semi aktif adalah suatu dokumen yang frekuensi dari penggunaannya sudah menurun.

ü  Dokumen in aktif adalah suatu dokumen yang sudah sangat jarang sekali digunakan.

B.     Dokumen statis adalah dokumen yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan. Dokumen statis dapat pula dibedakan atas :

ü  Dokumen koprol

ü  Dokumen Literal

ü  Dokumen Privat

6.      Kalau ditinjau dari segi ruang lingkup dan juga bentuk fisiknya, diantaranya dapat di simak di bawah ini:

·         Dokumen lateral adalah dokumen yang terjadi akibat ditulis, digambar, dicetak ataupun direkam. Misalnya seperti: Majalah, Koran, pita kaset, film dsb.

·         Dokumen corporal adalah dokumen yang berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan juga benda-benda kuno yang meliputi : Keris, batu pualam, arca, pakaian adat, mata uang kuno, dsb. Dokumen corporal suka disimpan dalam museum lalu dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.

·         Dokumen privat adalah dokumen yang memiliki berwujud surat menyurat atau arsip. Bidang penyimpanan surat-menyurat ini suka dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan.

7.       Jenis-jenis dokumen lainnya, Jenis dokumen dapat ditinjau dari beberapa segi diantaranya sebagai berikut :

·         Surat pengantar adalah surat yang digunggakan untuk mengantar sesuatu kepada yang berkepentingan, sesuatu itu dapat berupa barang, salinan surat, buku, berosur

·         Faktur merupakan tanda bukti transaksi jual beli yang berisi perhitunggan harga barang yang dijual berdasarkan jenis dan jumlahnya.

·         Kuitansi merupakan tanda bukti pembayaran atau penerimaan uang.

·         Bill of lading adalah surat angkutan yang disetakan pada barang-barang yang akan dikirim dengan kapal laut.

·         Latter of credit adalah surat yang dikeluarkan bank devisa atas printah importir kepada eksportir luar negri yang merupakan relasi dari importir yang diberikan hak kepada eksportir untuk menarik dana yang disebut dalam L/C.

Dari aktivitas kegiatan satuan kerja yang digolongkan dari wujud atau bentuk dokumen kantor dapat dibedakan antara lain :

·         Sertifikat

·         Piagam

·         Surat ( Niaga dan Resmi, Aneka surat Sekretaris )

·         Selebaran / Brosur

·         Blanko / Formulir

·         Kliping

·         Situs – situs internet

C.Ruang Lingkup Dokumen

            Ruang limgkup dokumen meliputi sebagai berikut :

1.      Dokumen literal
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang perpustakaan atau publik. Termasuk didalamnya antara lain :

ü  Buku-buku

ü  Majalah

ü  Laporan

ü  Koran

ü  Disertasi

ü  Brosur

ü  Tesis

ü  Leaflet

2.      Dokumen kolporal
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang permuseuman, contohnya seperti : fosil-fosil, arca, candi, mata uang kuno, pakaian adat.

3.      Dokumen privat
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang kearsipan.

2.      DOKUMENTASI

A.    PENGERTIAN DOKUMENTASI

    Dokumentasi sudah merupakan istilah internasional.Dalam bahasa inggris disebut documentation.Dalam bahasa Belandadisebut documentatie dalam bahasa Latin disebut documentum yang berarti pencarian,penyelidikan,pengumpulan,penyusunan,pemakaian,dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan-keterangan dan penerapan-penerapan dan bukti.Di indonesia ketentuan-ketentuan mengenai dokumentasi telah diaturdalam perundang-undangan berupa Peraturan Presiden Nomor 20 tahun 1961.

    Sama halnya dengan pengertian dokumen,pengertian dokumentasi berbeda bagi setiap ahlinya.Sebagai bahan perbandingan pengertian dokumentasi dapat pula kita lihat sebagai berikut:

1.      Menurut keperluan perpustakaan khusus, dokumentasi adalah kepustakaan informasi dan bibliografi yang disesuaikan dengan keperluan perpustakaan khusus.

2.      Menurut mikro reproduksi, dokumentasi adalah reproduksi dokumen dalam bentuk lebih kecil (mikro reproduksi) khususnya dalam bentuk microfilm.

3.       Menurut hasil seminar dokumentasi, dokumentasi adalah suatu aktivitas bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumentasi yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi ( Seminar kementrian pada tanggal 28Februari s/d Maret 1957).

4.       Menurut FID (Federation Internasional Documentation) dokumentasi adalah pekerjaan pengumpulan, penyusunan, dan penyebarluasan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas manusia.

5.       Menurut NIDER ( Nederlanse Institutvoor Docomentatie Registratur), dokumentasi adalah member keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada diperpustakaan dan pemberitahuan tentang literature.

   Kesimpulannya,dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mencari,mengumpulkan,menyusun,menyelidiki,meneliti,dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen baru yang bermanfaat.

B.      Ruang Lingkup Dokumentasi

1.      Dokumentasi Literer

Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diinginkan serta diperlukan.

2.      Dokumentasi Korporil

Dokumentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca, dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu.

3. Dokumentasi Privat

Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan.

C.    Kegunaan Dokumentasi

Kegunaan dokumentasi adalah sebagai berikut :

·         Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan

·         Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen.

·         Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen.

·         Dokumentasi melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.

·         Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan.

·         Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan Negara

·         Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam dokumen.

D.    Peranan Dokumentasi Bagi Suatu Organisasi

Peranan dokumentasi bagi suatu organisasi adalah sebagai berikut :

·         Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi

·         Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi

·         Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau seminar ilmiah

·         Dokumentasi mengembangkan sistem pengolahan dokumen

·         Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog perkembangan ilmu pengetahuan

E.     Kegiatan Dokumentasi

Kegiatan dokumentasi adalah sebagai berikut :

·         Mencari dan mengumpulkan dokumen

·         Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen

·         Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi

·         Memproduksi dokumen

·         Menyortir

·         Menyampaikan dan menyebarluaskan dokumen

·         Menyimpan dan memelihara dokumen

3.      PERBEDAAN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

       Perkataan dokumen dan dokumentasi merupakan dua istilah yang pertama menekankan bentuk bendanya, seperti surat, memo, buku, foto, maket, dan lain-lain atau lebih tegas merupakan dokumen literer dan korporil, sedangkan kedua lebih menitik beratkan kepada pengelolaan atau pengurusan dokumen itu sendiri. Istilah dokumentasi (documentation) akan diuraikan secara garis besar dengan menggunakan beberapa sumber acuan.

       Istilah dokumentasi berasal dari perkataan Bahasa Inggris “documentation”, yang mungkin akan berakibat beda tafsir jika dihadapkan kepada pandangan ahli Bahasa dan ahli dokumentasi. Pihak pertama akan menyebutkan kata benda bentukan dari perkataan“document” sebagai kata kerja, namun bagi ahli dokumentasi akan beranggapan antara lain: “istilah dokumentasi bukanlah kata benda, tetapi kata kerja yang dibendakan. Jadi apa yang dikatakan Dokumentasi tersebut akan mempunyai sifat-sifat yang kongkrit. Pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dan keterangan-keterangan (seperti kutipan-kutipan dari surat kabar, gambar-gambar, dsb). Film dokumentasi adalah film yang mempertunjukkan peristiwa-peristiwa, kegiatan-kegiatan dalam masyarakat.

       Dokumentasi adalah suatu aktivitas yang menggunakan atau berkaitan dengan masalah dokumen itu sendiri atau fisik dokumen dan aktivitas dokumentasi meliputi antara lain:

·         Mencari dan mengumpulkan serta mengatur dokumen menurut system tertentu;

·         Menyediakan dokumen untuk dapat digunakan pemakai dokumen untuk menghasilkan keterangan atau untuk penyelidikan atau untuk penerangan;

·         Mengolah dokumen seperti memelihara, mengawetkan, melindungi kerahasiaan isinya dan menyebarkan dokumen yang diperlukan oleh masyarakat konsumennya;

·         Menjaga obyektivitas informasi suatu dokumen dan dalam mengolah informasi yang ada didalamnya hendaklah bersikap netral.

Berikut merupakan tabel lima perbedaan dokumen dan dokumentasi:

Dokumen	Dokumentasi
Difokuskan pada benda/informasinya	Difokuskan pada kegiatannya
Tidak merupakan unit kerja	Merupakan unit kerja
Bersifat pasif	Bersifat aktif
Digunakan sebagai alat bukti	Mengolah dan menyiapkan dokumen baru
Menunjang penelitian	Menyiapkan keterangan untuk penelitian

BAB III PENUTUP

KESIMPULAN

Dokumen adalah segala benda,seperti surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan. Dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mencari,mengumpulkan,menyusun,menyelidiki,meneliti,dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen baru yang bermanfaat.

PENANGANAN SURAT SISTEM KARTU KENDALI

Penanganan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali

Penanganan surat dapat di bedakan menjadi 2 macam yang pertama adalah penanganan surat sistem buku agenda, dan penanganan surat sistem kartu kendali. Berikut ini akan kita bahas mengenai penanganan sistem karu kendali. Penanganan surat sistem kartu kendali merupakan sistem pola baru, dimana sistem ini dikembangkan sejak tahun 1972, sebagai hasil penelitian yang diciptakan Arsip Nasional Ri (ANRI) bekerja sama dengan Lembaga Administrasi Negara (LAN). Sistem ini banyak diterapkan di instansi pemerintah yang volume kegiatan persuratannya sangat banyak.

Pengertian kartu kendali
Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.

Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah.

Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut.

- Alat pengendali surat masuk dan keluar

- Alat pelacak surat

- Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses

- Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi

Keuntungan menggunakan kartu kendali
- Lebih efisien dibanding buku agenda
- Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
- Menghilangkan pencatatan berulang
- Mudah melacak lokasi surat yang diproses
- Memudahkan penyusunan arsip
- Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Penanganan surat menggunakan kartu kendali hanya mencatat surat masuk dan keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa. Begitu pula dengan surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh petugas pencatat surat. Untuk mengidentifikasi jenis surat tersebut apakah penting, rahasia, biasa dapat dilihat sebagai berikut.

Ciri-ciri surat penting adalah sebagai berikut

• Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
• Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
• Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.

Ciri-ciri surat biasa adalah sebagai berikut.

• Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
• Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
• Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.

Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.

Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut.

• Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
• Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.

A. Prosedur surat masuk penting sistem kartu kendali
Berikut ini akan dijelaskan prosedur penanganan surat masuk penting menggunakan kartu kendali.

1. Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.

Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.

• Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
• Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
• Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
• Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.

2. Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.

Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.

Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.

• Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
• Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit pengolah pada kartu kendali.
• Mengambil kartu kendali I sebagai pengganti buku agenda, kemudian KK I diserahkan ke penata arsip.
• Menyatukan kartu kendali II dan III serta surat dengan penjepit kertas, dan mengarahkannya ke pengarah surat.

Berikut contoh kartu kendali

kartu kendali

Kolom kartu kendali:

Indeks        : Diisi indeks surat
Kode         : Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
Tanggal      : Diisi tanggal terima surat
No urut      : Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
M / K        : Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
Perihal        : Diisi hal surat
Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat
Lampiran     : Lampiran surat
Dari            : Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
Kepada      : Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
Tanggal surat: Diisi tanggal surat
No surat       : Diisi nomor surat
Pengolah      : Diisi unit pengolah
Paraf            : Diisi paraf pengolah surat

3. Pengarahan atau pengendalian surat
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai berikut.

• Menerima surat yang telah dilampiri kartu kendali II dan III, serta memaraf KK III sebagai bukti surat sudah diterima.
• Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
• Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
• Mengambil kartu kendali II dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
• Meneruskan surat beserta kartu kendali III kepada unit pengolah/unit kerja.
• Menerima Surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar KK II dengan KK III
• Menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penata arsip/arsiparis, dan menukar KK III dengan KK I.

4. Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian berikut.

Tata usaha unit pengolah. Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat dan kartu kendali  III serta memarafnya sebagai bukti hahwa surat sudah diterima.
• Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 serta KK III untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.
• Menerima kembali surat, kartu kendali III dan lembar disposisi I dan II yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.
• Menyimpan kartu kendali III dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi. Surat asli dan lembar disposisi II disimpan sementara di unit pengolah, sedangkan salinan surat dan lembar disposisi I diteruskan ke pelaksana surat.
• Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut kartu kendali III diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali II, sebagai bukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.

Pimpinan unit pengolah. Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II dari tata usaha unit pengolah
• Mengisi lembar disposisi I dan II untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
• Menyerahkan kembali surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II kepada tata usaha unit pengolah.

Pelaksana. Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat berikut lembar disposisi I pimpinan dari tata usaha unit pengolah.
• Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.
• Menyerahkan surat dan lembar disposisi I kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.

5. Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.

• Menerima kartu kendali I yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.
• Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 1 dengan kartu kendali 3.
• Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

Lihat Bagan Penanganan Surat Masuk Penting

B. Prosedur pengurusan surat masuk biasa
Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.

• Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
• Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya.
• Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

C. Prosedur pengurusan surat masuk rahasia
Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut.

• Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.
• Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
• Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.
• Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
• Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar

Demikian prosedur pengurusan surat masuk menggunakan sistem kartu kendali, untuk penangangan surat keluarnya kamu dapat melihatnya pada artikel Penanganan surat keluar sistem kartu kendali.