MASALAH POKOK DALAM KEARSIPAN DAN PEMECAHANNYA
A. Masalah pokok dalam kearsipan
a. Menurut Drs. Moekijat
Masalah-masalah yang sering dijumpai dalam administrasi kearsipan, yaitu :
1) Dipergunakan sistem pengolahan (klasifikasi) yang salah
2) Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas.
3) Pegawai-pegawai yang tidak terlatih
4) Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan tertentu
5) Tidak ada penentuan waktu yang direncanankan untuk menyimpan maupun menghapuskan warkat-warkat.
6) Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan
7) Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat (surat-surat yang dipinjam atau pengembaliannya.
b. Menurut Drs. E. Martono
Masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara lain :
1) Warkat tak dapat ditemukan kembali karena hilang.
2) Warkat ditemukan setelah lama mencari dengan membongkar seluruh tumpukan warkat.
3) Jumlah warkat tiap hari selalu bertambah
4) Tempat penyimpanan warkat terlalu kecil bila dibandingkan dengan jumlah warkat, sehingga tempatnya kurang.
5) Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.
6) Pegawai di bidang penyimpanan kurang terlatih.
c. Menurut Drs. The Liang Gie
Masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal –hal berikut :
1) Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi.
2) Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
3) Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.
4) Tata kerja dan peralatna kearsipan tidak mengikuti perkembangan iomu kearsipan modern, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan kurangnya bibingan yang teratur.
d. Menurut Drs. Aw. Widjaya
Masalah pokok dalam bidang kearsipan antara lain :
1) Tidak dapat menemukan kembali arsip secara cepat suatu surat yang diperlukan leh atasan atau petugas unit lain dari bagian arsip.
2) Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dala waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
3) Bertambahnya surat-surat ke dalam abgan arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.
4) Tata kerja dan peralatan tak berkembang (out of date), tak mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena kujrang pengarahan kepada petugas kearsipan.
Dari beberapa pendapat tentang masalah kearsipan yang dijumpai di instansi pemerintah/swasta dapat disimpulkan bahwa masalah kearsipan adalah :
a. Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat diperlukan.
b. Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat, padahal arsip itu harus segera disimpan.
c. Kurang menyadari arti pentingnyasuatu arsip bagi organisasi.
d. Peminjaman oleh pihak lain tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu lama.
e. Penyusunan arsip secara serampangan.
f. Petugas arsip kurang terampil.
B. Cara Pemecahan Masalah
Maka untuk mengatasi masalah-masalah kearsipan tersebut, kita harus tahu bagaimana cara untuk mengatasi masalah-masalah tersebut agar tidak merugikan perusahaan, yaitu dengan memerhatikan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Pergunakan system penyimpanan secara tepat
System penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur memuat sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat, sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan cepat. Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip, yaitu :
a. System abjad (alphabetic system)
b. System masalah (subject system)
c. System tanggal (chronologi system)
d. System wilayah (geographic system)
e. System nomer (numberic system)
2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan / kontrol dan pengandilian yang ketat.
3. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.
a. Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan). Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan (ventilasi) yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.
b. Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.
c. Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.
d. Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin.
4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat
a. Ruangan yang tepat : luas, suhu, kelembaban dll
b. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dll.
c. Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak, dsb.
d. Alat penyimpanan surat, seperti filling cabinet, lemari.
e. Alat-alat lainnya, seperti tuangan, cahaya dsb.
5. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat
Untuk dapat mengemban tugas, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh factor lemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bifang kearsipan. Pegawai yang telah terlatih baik dan mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam satu unit pengelolaan kearsipan. Di samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan sebaik-baiknya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pandangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai tersebut kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor untuk menunjang efektivitas suatu pekerjaan.
Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai factor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik.
6. Penyelenggaraan penyusutan warkat
Penyusutan warkat diadakan secara berkala sehingga tidak terjadi penimbunanwarkat dan tercampurnya warkat yang penting dengan warkat lama yang akan dimusnahkan.
