angka kecermatan

Angka Kecermatan Arsip

Angka kecermatan adalah angka perbandingan antara jumlah warkat yang tidak diketemukan (WTK) dengan jumlah warkat yang diketemukan (WK).angka perbandingan tersebut dinyatakan denga prosentase dengan rumus sebagai berikut:

Keterangan:

AK    : Angka Kecermatan

WTK  : Arsip yang tidak diketemukan

WK   : Arsip yang diketemukan   

Apabila Angka Kecermatan = 3%  berarti penyelenggaraan penyimpanan dan penemuan kembali arsip berada pada titik batas. Apabila Angka Kecermatan > 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan perlu ditinjau kembali untuk diadakan penyempurnaan lebih lanjut.Apabila Angka Kecermatan < 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan oleh organisasi yang bersangkutan sudah cukup baik.

Jadi, apabila Angka Kecermatan arsip menunjukkan prosentase yang semakin tinggi, berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip kurang baik. Sebaliknya jika kecermatan menunjukkan prosentase yang semakin rendah, berartisistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip sudah cukup baik

Tugas kearsipan ( Penyusutan Arsip )

Tugas kearsipan ( Penyusutan Arsip )

                             Penilaian Arsip

Penilaian arsip adalah suatu proses menentukan jangka waktu simpan dan nasib akhir arsip dilihat dari aspek fungsi dan substansi dari informasinya serta jenisnya dari fisik yang dilakukan melalui tindakan yang bersifat teknis dalam pengaturannya serta sistematis dalam unit/bagian informasi.

Adapun konsep yang mendasari dari penilaian arsip adalah nilai guna itu sendiri. Nilai guna ditentukan oleh pengguna arsip sejak arsip tesebut dibuat, baik instansi penciptanya atau oleh Negara, sehingga dilakukan pemisahan antara nilai guna primer, dengan nilai guna sekunder.

Nilai guna arsip:

·         Nilai guna primer.      

Arsip yang bernilai guna primer adalah arsip yang didasarkan pada kegunaannya dan lihat dari kepentingan instansi pencipta arsip.

a).       Nilai guna administrasi, adalah nilai guna arsip yang kegunaannya dilihat dari     tanggung jawab pelaksanaan tanggung jawab kedinasan lembaga atau instansi pencipta.

b).      Nilai guna hukum, adalah yang berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan yang berisikan bukti-bukti kewajiban dan hak secara hukum baik bagi instansi penciptanya maupun warga Negara dan pemerintah.

c).       Nilai guna fiscal/keuangan, adalah arsip yang memiliki informasi yang menggambarkan bagaimana uang didapat, didistribusikan, dikontrol dan dibelanjakan. Dengan kata lain nilai guna fiscal tidak hanya berhubungan dengan transaksi keuangan saja. Arsip jenis ini bisa berupa rencana anggaran belanja, pertanggungjawaban keuangan, pembukuan, laporan keuangan, laporan pemeriksaan keuangan dsb. Nilai guna fiscal dianggap selesai jika transaksi finansialnya sudah dipertanggungjawabkan.

d).      Nilai guna ilmiah dan teknologi, adalah nilaiguna yang terdapat pada arsip-arsip yang berisikan data ilmiah dan teknologi hasil dari suatu penelitian murni atau penelitian terapan.

·         Nilai guna sekunder

Arsip yang bernilai guna sekunder adalah arsip yang didasarkan kepada kegunaan arsip bagi kepentingan skala luas mencakup instansi penciptanya dan instansi atau lembaga lain dan atau kepentingan umum atau penyelenggara kehidupan kebangsaan.

a.       Nilai guna evidential (keberadaan) adalah bagian yang terdiri dari jenis-jenis yang berisikan bukti keberadaan suatu organisasi atau lembaga, serta bukti prestasi intelektual di instansi yang bersangkutan.

b.      Nilai guna informasional, adalah informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut mempunyai berbagai kegunaan dan kepentingan penelitian dan kesejarahan, yaitu, informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya yang berhubungan  dengan peristiwa kasus yang bermakna Nasional.

c.       Nilai guna intrinsik, adalah nilai yang melekat pada karakteristik dokumen karena beberapa faktor keunikan yang dikandungnya seperti, usia, pemakaian kata-kata, seputar penciptanya tanda tangan, cap atau stempel yang melekat.

ü  Tahap penilaian

Untuk dapat melakukan penilaian arsip dengan cara teknis ada beberapa langkah yang harus kita lakukan:

v  Perhatikan setiap unit kerja dalam struktur organisasi/instansi yang bersangkutan.

v   Perhatikan setiap butir masing-masing unit kerja dalam struktur organisasi.

v  Ganti  setiap butir fungsi tersebut ke dalam pokok masalah yang mendasari seri arsip.

v  Untuk butir fungsi yang sama akan mencerminkan pokok masalah yang sama walaupun dari unit kerja yang berbeda.

v  Perhatikan setiap jenis kegiatan dalam setiap butir fungsi untuk menentukan pengelompokan informasi di tingkat kegiatan yang tergambar  dalam bentuk berkas atau file.

v  Perhatikan jenis-jenis transaksi untuk setiap kegiatan untuk menentukan pengelompokan informasi pada setiap butir informasi yang tergambar  dalam folder atau naskah.

v  Kumpulkan folder atau naskah yang berasal dari kegiatan yang sama dalam satu berkas dan himpun berkas dari kegiatan dalam butir fungsi yang sama ke dalam seri arsip.

v  Lakukan penilaian dari aspek informasi untuk setiap berkas dari seri tersebut untuk mengetahui arsip harus dimusnahkan atau tidak setelah jangka waktu tertentu atau harus dilestarikan sebagai arsip bernilai guna permanen karena memiliki nilai guna pertanggungjawaban Nasional.

v  Lakukan penilaian apakah arsip yang bernilai guna permanen tersebut masih operasional apa tidak, sehingga harus disimpan di instansi yang bersangkutan atau diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), sebagai arsip statis.

v  Lakukan tindakan berdasarkan peraturan yang telah ditetapkan sesuai ketentuan hukum yang berlaku untuk langkah  pemusnahan  atau diserahkan  ke Arsip Nasional Republik Indonesia.

  Secara rinci proses penilaian arsip dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:

o   Deskripsikan setiap folder atau naskah sekurang-kurangnya memuat informasi mengenai jenis kegiatan, jenis transaksi, isi informasi, dan kurun waktu transaksi.

o   Kumpulkan kartu  deskripsi atau folder naskah dari kegiatan yang sama dalam satu berkas.

o   Kumpulkan berkas dalam satu jenis arsip.

o   Lakukan penilaian untuk tiap jenis, baik dari aspek fungsi maupun informasinya.

PENYUSUTAN ARSIP

Penyusutan Arsip

• Gambaran Umum

Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip melalui pemindahan arsip inaktif di unit kerja pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilaiguna dan atau habis jangka simpannya dan penyerahan arsip statis ke ANRI, Lembaga Kearsipan Daerah, atau Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.

• Tahapan Penyusutan Arsip

1. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA)

Pembuatan daftar pertelaan arsip berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang kemudian dikelompokkan berdasarkan seri arsip di instansi yang bersangkutan. Seri arsip tersebut disusun dalam sebuah skema dijadikan dasar pengelompokan kartu, yang kemudian dituangkan ke dalam bentuk daftar.

     2.  Pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan

Arsip-arsip inaktif dari unit-unit kerja pengolah ( central file) dipindahkan ke Pusat Arsip atau record center. Di dalam melaksanakan pemindahan arsip, perlu melakukan hal-hal seperti berikut:

• Pemeriksaan

Pemeriksaan dilakukan pada Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan arsipnya untuk mengetahui apakah arsip-arsip yang akan dipindahkan sudah benar-benar aktif atau belum.
Di dalam kegiatan pemeriksaan ini dilaksanakan juga kegiatan penyatuan file-file menjadi seri arsip, tanpa merubah penataan semula.
Contohnya berkas tentang Cuti Tahunan, Cuti Bersalin, dan Cuti Besar dapat digabungkan menjadi satu seri arsip cuti.

• Pemindahan Arsip

Hasil pemeriksaan dituangkan dalam laporan pemeriksaan yang kemudian menjadi dasar pembuatan berita acara pemindahan arsip.
Pemindahan arsip harus dilakukan dengan perangkat khusus, yang menjamin keamanan informasi dan fisik arsip, baik dalam perjalanan maupun dalam proses penyerahan.

• Penataan Arsip

Arsip yang dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan harus ditata dan dikelola sesuai ketentuan teknis yang berlaku. Arsip harus ditata sesuai dengan jalan masuk/Daftar Pertelaan Arsip yang terlampir dalam Berita Acara Pemindahan Arsip sehingga arsip dapat dirujuk baik oleh unit kearsipan maupun oleh unit pengolah yang bersangkutan.

• Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip

Mengingat pemindahan arsip ini menyangkut pengalihan wewenang dan tanggung jawab dari satu unit organisasi yang lain, atau pengalihan wewenang dan tanggungjawab, maka diperlukan suatu bukti pemindahan arsip. Bukti ini biasanya diwujudkan dalam bentuk Berita  Acara Pemindahan Arsip.

• Pelaksanaan Pemindahan

Pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi organisasi. Bila suatu instansi memiliki unit kerja yang terpisah cukup jauh atau lokasi kantor berjauhan dengan pusat arsip, misalnya dipinggir kota, maka diperlukan sarana transportasi yang dipersiapkan dengan baik, sehingga proses pengangkutan arsip tidak menimbulkan kerusakan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya.unit kerja yang di tunjuk untuk itu.

         3.  Penyerahan arsip

• Arsip yang bernilai guna sekunder atau arsip statis, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia.
• Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang disepakati kedua belah pihak, dan harus memenuhi ketentuan teknis kearsipan.
• Arsip yang bernilaiguna sekunder atau arsip statis yang tercipta pada instansi vertikal di Daerah dan arsip Pemerintah Daerah Otonom diserahkan kepada Badan Kearsipan Propinsi untuk Dati I yang bersangkutan dan kepada Kantor Kearsipan Kota/Kabupaten untuk masing-masing Dati II yang bersangkutan.
• Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang dikonsultasika dengan Badan Kearsipan Propinsi, dan dalam hal belum memungkinkan atau menyangkut kasus yang penyelesaiannya ditangani oleh Pemerintah Pusat wajib dikonsultasikan dengan Arsip Nasional Republik Indonesia.
• Arsip statis perguruan tinggi wajib diserahkan ke lembaga kearsipan perguruan tinggi.
• Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang dikonsultasikan dengan arsip perguruan tinggi yang bersangkutan.

          4.  Pemusnahan arsip
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Di dalam melakukan pemusnahan arsip terkandung resiko yang berkaitan dengan unsur hukum. Arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Oleh karena itu kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian, sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil
apapun.
Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan, seperti :

1. Pemeriksaan
2. Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya atau habis nilaigunanya. Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA).
3. Pendaftaran
4. Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
5. Pembentukan Panitia Pemusnahan
6. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun atau lebih, maka perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, tetapi cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengamanan, unit hukum dan perundang-undangan, serta unit-unit lain yang terkait.
7. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan
8. Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, perlu melakukan penilaian arsip.
9. Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan. Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan hokum yang berlaku.
10. Pembuatan Berita Acara
11. Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara ( BA), bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu, juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.

jenis-jenis arsip

Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan tulisan seperti yang kerap dianggap oleh kebanyakan orang, tetapi di sebagian besar kantor, arsip juga berupa surat atau dokumen berbentuk lemberan kertas, Saat ini, bentuk arsip tidak hanya lembaran data yang diturnpuk dalam satu tempat menjadi satu (arsip konvensional), tetapi sudah berkembang dalam bentuk softcopy (disimpan dalam bentuk CD, video, kaset, atau flashdisc). Arsip yang seperti ini disebut dengan arsip elektronik. Berikut ini jenis-jenis arsip :

Berdasarkan Fungsi

Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dapat dibedakan menjadi:

(a) Arsip dinamis, 

yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam  perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

(b) Arsip statis, 

yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. 

Ciri ciri Arsip dinamis :

Arsip masih aktualn dan berkas secara langsung diperlukan dan dipergunakan

Senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsi

1.  Arsip aktif

2.  Arsip semi aktif

3.  Arsip in aktif

Arsip Berdasarkan Media

1.  Arsip berbasis kertas / konpensional arsip

2.  Arsip pandang dengar / audio visual

3.  Arsip karto grafik / arsitektural

4.  Arsip elektronik

Berdasarkan Nilai Guna

Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:

a. Nilai guna primer yaitu :

               Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.

Nilai guna primer meliputi: 

Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. 

Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu :  arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan. 

b. Nilai guna sekunder yaitu : 

             Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional.

Nilai guna sekunder, juga meliputi:

Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.  

Berdasarkan sifat

Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :

Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.

Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum.

Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :

Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu. 

Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

Berdasarkan Keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas:

1.  arsip asli,

2.  arsip tembusan,

3.  arsip salinan, dan

4.  arsip petikan.

Berdasarkan Subyeknya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya. 

Arsip Menurut Subjek atau Isinya

Contoh dari arsip ini adalah :

arsip keuangan, seperti laporan keuangan, bukti pembayaran, bukti pernbelian, surat perintah mernbayar, dan claftar gaji;

atau arsip kepegawaian, seperti data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, dan surat pengangkatan pegawai

Faktor penyebab kerusakan Arsip

Fungsi yang penting tetapi sering diabaikan dalam penataan arsip untuk menjamin kelestarian informasi yang dikandung di dalam arsip adalah pemeliharaan dan perawatan fisik.

Sebelum membahas masalah pemeliharaan dan perawatan arsip perlu dikemukakan sebab-sebab kerusakan arsip.

Pada dasarnya kerusakan arsip disebabkan oleh 3 faktor, yakni biologis, fisik, dan kimiawi. Disamping itu terdapat faktor-faktor lain seperti banjir, kebakaran dan kerusakan lainnya akibat perbuatan manusia itu sendiri, baik yang disengaja maupun tidak.

A.    Faktor Biologi.

 Kerusakan yang disebabkan oleh faktor biologi banyak menimpa di daerah tropis. Yang termasuk kategori biologis antara lain jamur dan serangga.

 Masalah jamur ini perlu mendapat perhatian yang besar. Bakteri penyebab tumbuhnya jamur ini begitu kecilnya, sehingga sangatlah sulit untuk dapat dilihat dengan mata biasa. Jamur ini dapat membusukkan selulos dan kertas. Biasanya kertas berubah menjadi kuning, coklat datu bintik-bintik hitam. Disamping membusukkan selulos, jamur juga merusakkan perekat serta melengketkan antara satu kertas dengan kertas lainnya.

 Jamur tumbuh terutama disebabkan oleh faktor lingkungan, seperti kelembaban, temperatur dan cahaya. Faktor kelembaban dan temperaturlah sebetulnya yang paling berpengaruh. Faktor lain yang memungkinkan untuk tumbuhnya jamur adalah ruang penyimpanan yang terlalu gelap dan kelembaban di atas 0% RH (relative humidity ).

Disamping itu, jamur juga menyebabkan timbulnya "foxing" yaitu bintik-bintik coklat pada kertas. Ini banyak terjadi pada kertas-kertas tua. Bintik-bintik tersebut sebagai akibat dari reaksi kimia antara campuran besi yang terkandung di dalam kertas dan asam organik yang dikeluarkan oleh jamur.

 Serangga berbahaya bagi arsip dan merupakan masalah yang pelik di negara tropis. Serangga sering diketemukan di berbagai tempat di dalam gedung yang gelap. Mereka biasanya membuat sarang di antara lembar-lembar arsip, rak, almari, laci dan sebagainya. Lem atau perekat dari tepung kanji merupakan makan yang mereka gemari. Sehingga tidak mengherankan jika jilid dan buku/arsip mendapat prioritas utama untuk dimakan/dirusak. Selain itu mereka juga merusak kertas, foto, label dan sebagainya. Beberapa jenis serangga yang menyerang kertas antara lain rayap, ngengat (silferfish), kutu buku (bookworm), dan psocids (semacam kutu buku).

B.    Faktor Fisik.

 Kerusakan fisik disebabkan oleh faktor cahaya, panas dan air. Ketiganya merupakan penyebab perubahan photochemical, hydrolytic atau oxidatic di dalam kertas. Penyebab utama dari kehancuran kertas oleh faktor cahaya adalah sinar ultraviolet. Ultraviolet dapat merusakkan selulos kertas dan bahan-bahan lain arsip, tekstil, lukisan, dan sebagainya.

 Disamping akibat ultraviolet, juga akibat dari "radiant energy" (kekuatan radian).Kekuatan radian adalah kekuatan dari gerak gelombang sinar yang mengenai suatu objek. Beberapa atau sebagian dari kekuatan radian ini diserap oleh objek yang bersangkutan. Bila mengenai kertas, molekul-molekul pada kertas akan mengembang atau mengurai dan akan mengalami reaksi kimia. Banyak kertas luntur warnanya dan menjadi lemah atau getas jika terkena sinar. Semua sinar, baik sinar matahari maupun yang buatan mengandung unsur sinar ultraviolet.

 Kondisi fisik kertas akan terpengaruh oleh derajat panas dan kadar kelembaban didalam ruang penyimpanan. Derajad panas yang tinggi akan menyebabkan kertas menjadi kering, getas dan mudah rapuh. Sedangkan uap air menyebabkan kertas-kertas menjadi lembab atau basah dan mendorong untuk tumbuhnya jamur.

C.    Faktor Kimia.

 Zat-zat kimia yang terdapat dalam udara ruang penyimpanan dan arsip sendiri menyebabkan kerusakan kertas misalnya gas asidik, pencemaran atmosfir, debu dan tinta. Gas asidik dan pencemaran udaralah yang sangat cepat merusak arsip. Gas asidik secara perlahan-lahan akan menyerang selulos, dengan akibat kertas menjadi luntur dan getas.

 Kerusakan akan menjadi lebih hebat lagi jika panas dan uap air yang terkandung di dalam atmosfir melampaui batas yang sebenarnya. Pencemaran atmosfir adalah salah satu sebab utama merosotnya derajat kimia yang terkandung di dalam kertas. Pencemaran karena adanya nitorogen, sulfur acid penyebab kerusakan terbesar dari pada kertas. Berkas-berkas zat besi dan tembaga yang ada pada kertas atau kulit merupakan katalistor yang sempurna dalam mengubah sulfur dioksid menjadi asam belerang. Asam belerang inilah yang mempunyai daya perusak yang sangat besar terhadap kertas. Pencemaran udara ini banyak terjadi di daerah-daerah industri.

 Faktor kerusakan kertas yang lain inilah yang disebabkan oleh asam. Adanya asam ini biasanya sejak kertas itu sendiri dibuat. Dengan kata lain bahwa kerusakan kertas disebabkan karena kertas itu sendiri.

 Kertas yang baik adalah kertas yang bebas asam atau yang ber HP 7. Ukuran HP ini adalah dari satu sampai dengan 14. Kurang dari 7 berarti mengandung asam dan lebih dari 7 berarti alkalin. Alat-alat yang sering dipergunakan untuk mengukur HP ini adalah PH meter. Arsip-arsip sebelum abad ke-19 biasanya menggunakan kertas dengan rata-rata PH 6,9 sedang setelah abad ke-19 dengan rata-rata PH 5,4. Semakin rendah PH nya berarti semakin banyak asamnya dan dengan sendirinya kertas tersebut akan lebih cepat rusak.

 Instalasi Laboratorium mempunyai tugas melaksanakan pengujian laboratorium dalam rangka preservasi arsip konvensional dan media baru. Instalasi Laboratorium menyelenggarakan fungsi:

1.       1.Melakukan pengujian kualitas mutu sarana dan prasarana arsip.

2.     

          2.Melakukan pengujian arsip yang perlu direstorasi atau di reproduksi

3.    

          3.Melakukan pengujian bahan untuk pemeliharaan, restorasi, dan reproduksi arsip

4.    

          4.Melakukan pengujian hasil restorasi dan reproduksi arsip.

5.    

          5.Melakukan pengujian otentisitas arsip.

PENEMUAN KEMBALI ARSIP

Prosedur Penemuan Kembali Arsip
Pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya akan tetapi menemukan informasi yang terkandung di dalam arsip-arsip tersebut.

1. Penemuan Kembali Arsip menurut Sistem kearsipan Pola Lama
a. Menentukan pokok masalah yang akan dicari.
b. Carilah surat tersebut dengan cara menelusuri buku agenda, kemudian perhatikan kolom buku agenda pengirim atau asal.
c. Setelah pokok permasalahan diketahui, dilanjutkan dengan mencari arsip yang dibutuhkan tersebut pada lemari arsip dengan cara melihat kode yang tercantum pada ordner atau schnelehter map.
d. Setelah ordner atau schnelehter map ditemukan, ordner tersebut dikeluarkan dari rak arsip.

2. Penemuan Kembali Arsip menurut Sistem kearsipan Pola Baru
a. Menentukan pokok masalah yang akan dicari.
b. Setelah pokok masalah tersebut diketahui, diteruskan dengan mencocokkan pokok masalah pada kartu kendali, jika kartu kendali tidak ditemukan dapat dilihat pada kartu tunjuk silang atau lembar peminjaman arsip.
c. Kemudian dilanjutkan dengan mengetahui kode arsip yang dicari dengan melihat kartu indeks.
d. Dengan mengetahui kode arsip tersebut, selanjutnya dapat diketahui dalam laci. 

PERLENGKAPAN KEARSIPAN

Almari Arsip, Rak, dan Kotak Kartu

          Peralatan kearsipan ini tergolong sebagai perabot kantor (office furnitures) yang biasanya terbuat dari kayu atau besi baja sebagai tempat untuk meletakkan folder dan kartu.

          Almari arsip, rak, dan kotak kartu yang terbuat dari yang terbuat dari besi memiliki kelebihan-kelebihan daripada yang terbuat dari kayu, antara lain :

1.    Memiliki kekuatan yang lebih tinggi/lebih awet

2.    Tidak terpengaruh oleh tinggi rendahnya temperature

3.    Aman terhadap api

4.    Mengurangi kemungkinan timbulnya jamur dan rayap

5.    Biasanya standar

Berikut ini diuraikan secara berurutan tentang perabot kantor tersebut.

1.    Almari arsip

Ada berbagai macam almari arsip diantaranya

a)    Almari (cupboard)

b)    Filling cabinet

c)    Almari gambar